C.P.C. Y M.A. Juan José Morales Álvarez – juanjo.morales@crackteam1000.com
Cada vez, todas las personas y organizaciones, independientemente de su actividad, modelo de negocios, volumen de operaciones, tamaño, geografía y cualquier otro factor, enfrentan un escenario caracterizado por una creciente complejidad operativa, financiera, tecnológica, y de cumplimiento legal y fiscal.
Por lo cual, es fundamental contar con mecanismos adecuados de control interno, generar información financiera confiable y cumplir oportunamente con las obligaciones de todo tipo (incluyendo fiscales) constituye una condición fundamental para la continuidad, crecimiento y sostenibilidad de cualquier entidad.
Estos tres elementos no pueden ni deben analizarse de manera aislada. El control interno proporciona la estructura y los procedimientos necesarios para prevenir y detectar errores, irregularidades y riesgos; la información financiera transforma las operaciones económicas en información útil para la toma de decisiones; y el cumplimiento fiscal permite que la entidad atienda correctamente sus obligaciones frente a las autoridades y reduzca contingencias legales y económicas.
Por ello, puede afirmarse que existe una correlación directa entre control interno, información financiera y cumplimiento fiscal: un control interno deficiente puede generar información financiera incorrecta y, como consecuencia, declaraciones fiscales equivocadas; de igual manera, una información financiera poco confiable dificulta tanto la administración de la empresa como el adecuado cumplimiento de sus obligaciones tributarias.
1. El control interno como fundamento de una organización eficiente
El control interno puede entenderse como el conjunto de políticas, procedimientos, actividades y mecanismos establecidos por una organización para proporcionar una seguridad razonable respecto del cumplimiento de sus objetivos.
Entre sus principales finalidades se encuentran:
- Proteger los activos de la organización.
- Prevenir y detectar fraudes.
- Reducir errores y omisiones.
- Garantizar la integridad de los registros contables.
- Promover la eficiencia y eficacia de las operaciones.
- Asegurar el cumplimiento de políticas internas y disposiciones legales.
- Generar información financiera confiable y oportuna.
Un sistema de control interno eficiente no significa establecer una cantidad excesiva de controles. Por el contrario, debe existir un equilibrio entre el costo del control y el beneficio que genera. Los controles deben diseñarse considerando los riesgos específicos de cada organización.
Por ejemplo, en el ciclo de ingresos pueden establecerse controles como la autorización de créditos, separación de funciones entre ventas, facturación y cobranza, conciliaciones bancarias y análisis periódico de cuentas por cobrar. En el ciclo de compras pueden establecerse autorizaciones de órdenes de compra, recepción de mercancías, validación de facturas y conciliación entre órdenes de compra, entradas de almacén y comprobantes fiscales.
La importancia del control interno aumenta conforme crece una empresa. En una pequeña organización, determinadas actividades pueden estar concentradas en pocas personas; sin embargo, conforme aumenta el volumen de operaciones, resulta indispensable establecer una adecuada segregación de funciones, niveles de autorización y mecanismos de supervisión.
2. El control interno y la prevención del fraude
Uno de los objetivos más importantes del control interno es reducir la posibilidad de que ocurran fraudes o irregularidades.
El fraude puede originarse cuando existen simultáneamente incentivos o presiones, oportunidades y justificaciones. Si una organización carece de controles adecuados, una persona puede encontrar oportunidades para sustraer activos, alterar registros contables, realizar operaciones no autorizadas o manipular información financiera.
Sin embargo, es importante señalar que ningún sistema de control interno puede garantizar por sí mismo la eliminación absoluta del fraude. Los controles proporcionan una seguridad razonable, no una seguridad absoluta.
Por esta razón, además de los controles preventivos, las organizaciones deben establecer controles detectivos, como auditorías internas, conciliaciones, análisis de variaciones, revisiones independientes, canales de denuncia y monitoreo continuo.
3. La información financiera como herramienta para la toma de decisiones
La información financiera constituye uno de los principales productos de los sistemas contables de una organización. Su importancia radica en que permite conocer la situación financiera, los resultados de operación, los flujos de efectivo y otros aspectos relevantes para evaluar el desempeño de la entidad.
Los estados financieros proporcionan información que puede ser utilizada por diversos usuarios:
- Accionistas y propietarios.
- Administradores y directivos.
- Instituciones financieras.
- Proveedores.
- Inversionistas.
- Autoridades fiscales.
- Auditores.
- Empleados y otros interesados.
Una empresa puede tener excelentes ventas y, sin embargo, enfrentar problemas de liquidez. También puede mostrar utilidades contables y tener dificultades para generar efectivo. Por ello, la información financiera permite analizar la realidad económica de la empresa desde diferentes perspectivas.
El estado de situación financiera permite conocer los activos, pasivos y capital contable; el estado de resultado integral muestra el desempeño económico; el estado de cambios en el capital contable explica las modificaciones en el patrimonio; y el estado de flujos de efectivo permite evaluar las entradas y salidas de efectivo.
La utilidad de esta información depende, en gran medida, de su confiabilidad, oportunidad, comparabilidad y relevancia.
4. La relación entre control interno e información financiera
Existe una relación estrecha entre el control interno y la calidad de la información financiera.
Los estados financieros son el resultado de múltiples procesos: ventas, compras, inventarios, nóminas, inversiones, financiamiento, activos fijos, impuestos y operaciones con partes relacionadas, entre otros.
Si estos procesos no cuentan con controles adecuados, existe el riesgo de que las cifras financieras sean incorrectas.
Por ejemplo, un deficiente control de inventarios puede ocasionar diferencias entre las existencias físicas y los registros contables. Una deficiente conciliación bancaria puede provocar que partidas no identificadas permanezcan indefinidamente en la contabilidad. Un inadecuado proceso de facturación puede generar diferencias entre los ingresos registrados contablemente y los ingresos reportados fiscalmente.
En consecuencia, la calidad de la información financiera depende en buena medida de la calidad de los procesos y controles que originan dicha información.
5. Información financiera y cumplimiento fiscal
El cumplimiento fiscal constituye otro elemento esencial de la gestión empresarial. En México, las entidades deben atender diversas obligaciones relacionadas, entre otras, con el Impuesto sobre la Renta (ISR), el Impuesto al Valor Agregado (IVA), retenciones, contribuciones de seguridad social y obligaciones formales y de información.
El cumplimiento fiscal no consiste únicamente en presentar declaraciones. Implica contar con información suficiente y confiable que permita determinar correctamente las obligaciones fiscales.
Por ejemplo, para determinar el ISR es necesario disponer de información adecuada sobre ingresos acumulables, deducciones autorizadas, inversiones, pérdidas fiscales y demás conceptos aplicables. Para efectos del IVA, es necesario identificar correctamente los actos o actividades gravados, las tasas aplicables, el IVA trasladado, el IVA acreditable y, cuando corresponda, las operaciones sujetas a tratamientos específicos. Continuará…